Sở Tư pháp đang lấy ý kiến của các tổ chức, cá nhân góp ý vào dự thảo Quy chế khai thác, sử dụng Hệ thống phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

Theo đó, đối tượng áp dụng là các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh; UBND các huyện, thành phố, thị xã; UBND các xã, phường, thị trấn; Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam – Chi nhánh Nghệ An; Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về quản lý, trách nhiệm phối hợp, khai thác, sử dụng Hệ thống phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực  trên địa bàn tỉnh.

Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu: Việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và quy định tại Quy chế này. Việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải đảm bảo tính chính xác, thống nhất, an toàn, an ninh thông tin dữ liệu; tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện việc khai thác, sử dụng.

Sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đúng mục đích. Không sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của cá nhân, tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.

Các cơ quan, tổ chức, cá nhân yêu cầu ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp, kịp thời đối với các yêu cầu của mình và chịu hậu quả pháp lý nếu có trong quá trình yêu cầu. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do cơ quan mình cung cấp để đăng tải trên cơ sở dữ liệu.

Nguồn dữ liệu công chứng, chứng thực, gồm: Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh. Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh. Văn bản ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản, gồm: Văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, tạm dừng giao dịch tài sản, phong tỏa tài sản của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền; Văn bản thay đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền. Các nguồn thông tin khác về tài sản theo quy định của pháp luật.

Lưu trữ và sao lưu: Việc sao lưu cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được thực hiện thường xuyên; hoạt động sao lưu phải tuân theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và tuân thủ các quy định trong Quy chế này và quy định của pháp luật về lưu trữ. Bên cung cấp dịch vụ có phương án lưu trữ và phục hồi sao lưu cho trong trường hợp xảy ra sự cố, hệ thống dịch vụ có thể quay trở lại trạng thái sẵn sàng hoạt động trong thời gian yêu cầu, đồng thời đảm bảo dữ liệu, giao dịch trong thời gian này có thể được phục hồi, không xảy ra trường hợp mất mát dữ liệu.

Đối với lưu trữ văn bản ngăn chặn: Các văn bản ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn dưới dạng văn bản giấy do các cơ quan, tổ chức gửi cho Sở Tư pháp do Sở Tư pháp bảo quản, lưu trữ; các văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành, tự cập nhật lên hệ thống phần mềm được lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đó. Việc lưu trữ phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến chế độ lưu trữ các hợp đồng và giao dịch…

Dự thảo Quy định này cũng quy định việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý cập nhật, khai thác và sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; trách nhiệm cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài khoản.

Mời độc giả xem và góp ý dự thảo Quy định  tại đây

H.B (Tổng hợp)