Ngày 23/5, Phó Chủ tịch thường trực UBND tỉnh Lê Hồng Vinh đã ký ban hành Chỉ thị số 19/CT-UBND về việc tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh.

Chỉ thị nêu rõ: Thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh được quan tâm tổ chức triển khai thực hiện và đạt được nhiều kết quả tích cực. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn tồn tại, hạn chế. Đặc biệt, công tác chỉnh lý tài liệu còn hạn chế, dẫn đến số lượng tài liệu tồn đọng vẫn chiếm số lượng lớn, chất lượng chỉnh lý chưa đạt yêu cầu, gây khó khăn cho việc tra cứu thông tin và ảnh hưởng đến việc lựa chọn tài liệu để số hóa, thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử...

Nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới

Nhằm khắc phục tồn tại, hạn chế và thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh trong thời gian tới, UBND tỉnh yêu cầu Giám đốc các Sở; Thủ trưởng các ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh, các cơ quan ngành dọc trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản của Trung ương và của tỉnh nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, của cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới. Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn phù hợp với quy định hiện hành về công tác văn thư, công tác lưu trữ và lưu trữ điện tử.

Bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ. Thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách (nếu có) cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị theo đúng quy định của pháp luật. Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý nhằm đảm bảo thực hiện tốt các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử; kịp thời phát hiện, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế, thiết sót trong quá trình thực hiện.

Đồng thời, chỉ đạo công chức, viên chức thực hiện chặt chẽ quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. Đưa việc chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, đánh giá thi đua hàng năm. Tăng cường sử dụng chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ký số trên văn bản điện tử và phát hành bản gốc văn bản điện tử, trừ văn bản mật theo quy định. Đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là tạo lập hồ sơ điện tử.

Chỉ đạo xử lý dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, hoàn thành việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, nộp lưu hồ sơ, tài liệu đến hạn vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh, số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan theo quy định. Chỉ đạo việc rà soát, xác định tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho lưu trữ và tài liệu hết giá trị loại ra sau chỉnh lý, để lập hồ sơ đề nghị thẩm tra, tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định, nhằm giảm bớt giấy tờ không cần thiết, giảm quá tải tài liệu tồn đọng tại kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị. Tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ, thiên tai, lũ lụt; thường xuyên thực hiện vệ sinh kho, vệ sinh tài liệu; đầu tư trang thiết bị và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo quản tài liệu lưu trữ…

Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã chỉ đạo Phòng Nội vụ phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp mình; chỉ đạo UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện nghiêm túc các quy định pháp luật về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã.

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử

UBND tỉnh giao Giám đốc Sở Nội vụ rà soát, tham mưu UBND tỉnh ban hành, sửa đổi, bổ sung các quy định về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành. Hàng năm, tùy vào tình hình thực tế xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn, cập nhật kiến thức mới về văn thư, lưu trữ cho công chức phụ trách quản lý nhà nước và công chức, viên chức trực tiếp làm văn thư, lưu trữ.

Tăng cường thanh tra, kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc chấp hành các chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ tài liệu điện tử. Trong đó, đặc biệt chú trọng kiểm tra việc chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, tiến tới xác định các tài liệu có giá trị để nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ.

Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ triển khai kho lưu trữ cơ quan, làm cơ sở để Sở Thông tin và Truyền thông bàn giao dữ liệu từ phần mềm quản lý văn bản và điều hành sang hệ thống lưu trữ cơ quan, từ đó chuyển dữ liệu sang hệ thống lưu trữ Lịch sử của tỉnh. Theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt công tác thu thập, chỉnh lý, số hóa tài liệu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

UBND tỉnh giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan duy trì, vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành đảm bảo gửi, nhận văn bản điện tử thông suốt, liên thông bốn cấp (trung ương, tỉnh, huyện, xã) thông qua trục tích hợp và chia sẻ dữ liệu (LGSP) tỉnh Nghệ An và trục liên thông văn bản Quốc gia. Kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị, địa phương do UBND tỉnh giao cho Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì triển khai. Triển khai thực hiện các giải pháp an ninh, bảo mật và bảo đảm an toàn thông tin trong Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành của tỉnh; thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng để nâng cấp, hoàn thiện các tính năng của Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành theo quy định.

PT (Tổng hợp)