Tại Công văn số 2769/UBND-TH ngày 09/4/2025, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Bùi Đình Long giao Sở Nội vụ phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan tổ chức thực hiện Kế hoạch số 1003/KH-BNV ngày 04/4/2025 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn, hỗ trợ các địa phương quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình thực hiện sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp.

Đồng thời phối hợp tổ chức các buổi làm việc, khảo sát thực tế tại địa phương; đề xuất các khó khăn, vướng mắc về quản lý văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp; chủ trì tổng hợp và gửi báo cáo về Bộ Nội vụ đúng tiến độ yêu cầu.

Theo đó, tại Kế hoạch số 1003/KH-BNV, Bộ Nội vụ cho biết trong suốt quá trình thực hiện Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp, các đơn vị thường trực tiếp nhận, trả lời, hướng dẫn, giải đáp các nội dung liên quan đến công tác quản lý văn thư lưu trữ, số hóa tài liệu. Đồng thời, tổ chức các đoàn công tác của Bộ Nội vụ trực tiếp đến làm việc với các địa phương và hướng dẫn quản lý công tác văn thư, lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ khi thực hiện sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp.

Trong đó, hướng dẫn các nội dung, tiêu chí xây dựng phương án tổ chức lại Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh trong Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp, trình cấp có thẩm quyền thẩm định và tổ chức thực hiện. Hướng dẫn cách thức thống kê, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có. Hướng dẫn cách thức đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động và quản lý tập trung, thống nhất, an toàn tài liệu theo từng phông lưu trữ.

Hướng dẫn cách thức bố trí phòng kho, trang thiết bị, điều kiện cần thiết để tập kết, bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý. Hướng dẫn các yêu cầu đối với lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Hướng dẫn cách thức thu, nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định của pháp luật; bàn giao tài liệu khác cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tạm thời quản lý hoặc phối hợp quản lý.

Hướng dẫn đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (Hệ thống) xác định phạm vi, khoanh vùng tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống theo từng cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính để thực hiện bàn giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Hướng dẫn các cơ quan bố trí nguồn lực thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ an toàn, thông suốt trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Hướng dẫn Lưu trữ lịch sử thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; tiếp tục bảo đảm an toàn, toàn vẹn và khả năng sử dụng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cho đến khi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Bộ Nội vụ cũng yêu cầu Vụ Chính quyền địa phương phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tham mưu đưa nội dung tổ chức lại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh vào Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp.

Kim Oanh (T/h)