Ngày 4/7/2025, Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh Bùi Thanh An đã ký ban hành Quyết định số 2135/QĐ-UBND ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

Theo đó, việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu thực hiện trên nguyên tắc: Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và quy định tại Quy chế này. Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu phải đảm bảo tính chính xác, thống nhất, an toàn, an ninh thông tin dữ liệu; tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện việc khai thác, sử dụng. 

Sử dụng cơ sở dữ liệu đúng mục đích. Không sử dụng cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, xâm phạm quyền về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành văn bản ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp, kịp thời đối với các văn bản đó. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của các thông tin do cơ quan mình cung cấp để đăng tải trên cơ sở dữ liệu. 

Các hành vi bị nghiêm cấm gồm: Cấp, chia sẻ hoặc tiết lộ tài khoản truy cập cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này. 

Truy cập vào hệ thống bằng tài khoản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để thực hiện các công việc không được giao; sửa đổi các nội dung không đúng sự thật, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống; sửa đổi, bổ sung, xóa bỏ thông tin không thuộc thẩm quyền của đơn vị, tổ chức chủ quản nhập vào hệ thống; thay đổi hệ thống quản lý và vận hành mà không có sự cho phép. 

Không cập nhật, cập nhật thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc không đảm bảo thời gian quy định vào các trường dữ liệu của cơ sở dữ liệu. Sử dụng thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cho mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực. 

Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác có trong cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực mà mình biết được trong quá trình khai thác, sử dụng. Thực hiện các hành vi phá hoại cơ sở hạ tầng thông tin, làm gián đoạn việc kết nối, chia sẻ dữ liệu, làm hư hỏng hoặc làm mất tính ổn định của hệ thống. 

Nguồn dữ liệu công chứng, chứng thực: Giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh. Giao dịch đã được chứng thực tại UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh. Văn bản ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản (văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, tạm dừng giao dịch tài sản, phong tỏa tài sản của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền; văn bản thay đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt các văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền). Các nguồn thông tin khác về tài sản theo quy định của pháp luật. 

Việc sao lưu cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được thực hiện thường xuyên. Hoạt động sao lưu phải tuân theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và tuân thủ các quy định trong Quy chế này và quy định của pháp luật về lưu trữ. Bên cung cấp dịch vụ có phương án lưu trữ và phục hồi sao lưu trong trường hợp xảy ra sự cố, hệ thống dịch vụ có thể quay trở lại trạng thái sẵn sàng hoạt động trong thời gian yêu cầu, đồng thời đảm bảo dữ liệu, giao dịch trong thời gian này có thể được phục hồi, không xảy ra trường hợp mất mát dữ liệu. 

Các văn bản ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức gửi cho Sở Tư pháp do Sở Tư pháp bảo quản, lưu trữ; các văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành, tự cập nhật lên hệ thống phần mềm được lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đó. Việc lưu trữ phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến chế độ lưu trữ các hợp đồng và giao dịch. 

Tại Quyết định này đã quy định cụ thể về việc: Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu; quy định về mật khẩu của tài khoản thông tin; trách nhiệm của các cá nhân được cấp tài khoản; nguyên tắc sử dụng tài khoản đảm bảo an toàn thông tin.

Các trường hợp xem xét khóa và mở lại tài khoản cơ sở dữ liệu; quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức sử dụng cơ sở dữ liệu; cung cấp, tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa; tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu; cập nhật thông tin về giao dịch trong cơ sở dữ liệu; chỉnh sửa các thông tin giao dịch, thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa đã cập nhật trong cơ sở dữ liệu. Khai thác và sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu; chi phí liên quan đến khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu 

Quyết định này cũng đã quy định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu trong công chứng, chứng thực. Trong đó, Sở Tư pháp là cơ quan chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan triển khai, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu; thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo quy định pháp luật và Quy chế này. Hằng năm, lập dự toán bố trí kinh phí thực hiện thuê dịch vụ công nghệ thông tin để chi trả cho phần khai thác, sử dụng của các Sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị và UBND cấp xã. 

PT (Tổng hợp)