Tại Công văn số 7130/UBND-TH ngày 21/7/2025, Phó Chủ tịch UBND tỉnh giao Sở Tư pháp, UBND các phường, xã nghiên cứu, triển khai thực hiện các nội dung theo hướng dẫn tại Công văn số 4158/BTP-BTTP ngày 11/7/2025 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn một số khó khăn, vướng mắc liên quan đến lĩnh vực chứng thực sau khi sắp xếp, tổ chức đơn vị hành chính cấp xã và triển khai chính quyền địa phương 02 cấp.

Nhằm tiếp tục tháo gỡ khó khăn, vướng mắc liên quan đến lĩnh vực chứng thực sau khi sắp xếp, tổ chức đơn vị hành chính các cấp và triển khai chính quyền địa phương 02 cấp, tại Công văn số 4158/BTP-BTTP, Bộ Tư pháp hướng dẫn cụ thể như sau: Nhiệm vụ quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; khoản 1 Điều 1 của Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và Điều 14 của Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp do Chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu (cấp xã) thực hiện.

Căn cứ Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15, Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, khoản 1 Điều 1 của Nghị định số 07/2025/NĐ-CP và Điều 14 của Nghị định số 120/2025/NĐ-CP. Việc ủy quyền phải phù hợp với năng lực, khả năng thực hiện nhiệm vụ để đảm bảo chất lượng hoạt động chứng thực.

Hình thức văn bản, con dấu, ký văn bản thực hiện nhiệm vụ ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 7, khoản 8 và khoản 9 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15, Nghị quyết số 190/NQ-CP ngày 26/6/2025 của Chính phủ về con dấu của cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và hướng dẫn của Bộ Công an, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Cụ thể, người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác sử dụng hình thức văn bản, con dấu của cơ quan chuyên môn, tổ chức mình để thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền. Công chức thuộc UBND cấp xã sử dụng hình thức văn bản, con dấu của UBND cấp xã và ký thừa ủy quyền để thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền.

Để thực hiện việc ủy quyền theo quy định tại Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15, Bộ Tư pháp đề nghị UBND các tỉnh, thành phố tham mưu, trình HĐND cấp tỉnh xem xét, quyết định ban hành văn bản quy định chi tiết phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền cho công chức thuộc UBND cấp xã.

Về phần ghi chú tại các mẫu lời chứng ở Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 08/2025/TT-BTP ngày 12/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp và phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp và Thông tư số 11/2025/TT-BTP ngày 25/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số điều của các thông tư thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp được điều chỉnh như sau: Thay thế đoạn: “Nếu chọn loại giấy tờ nào thì gạch ngang các loại giấy tờ còn lại” bằng “Chỉ ghi giấy tờ người yêu cầu chứng thực xuất trình”.

Thay thế đoạn: “Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã ký, đóng dấu UBND cấp xã. Người thực hiện ghi rõ họ, chữ đệm và tên” tại phần ghi chú của các mẫu lời chứng có nội dung liên quan đến Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã ký, đóng dấu bằng “Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã hoặc người nhận ủy quyền thực hiện việc chứng thực; đóng dấu của cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác thuộc UBND cấp xã hoặc đóng dấu của UBND cấp xã. Người thực hiện ghi rõ họ, chữ đệm và tên”.

Kim Oanh (T/h)