image banner
Nghệ An đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch

Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch là lĩnh vực quan trọng, thiết thực, gắn bó mật thiết đến các quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân, luôn được Đảng và Nhà nước quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo. Những sự kiện hộ tịch liên quan đến mỗi cá nhân luôn diễn ra từng giờ, từng ngày, đòi hỏi phải được pháp luật công nhận và đăng ký kịp thời. Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tích có ý nghĩa hết sức quan trọng, góp phần bảo đảm ngày càng tốt hơn các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, mặt khác, giúp cho Nhà nước theo dõi được thực trạng và sự biến động về hộ tịch.

Ứng dụng phần mềm hộ tịch điện tử

Năm 2015, huyện Quế Phong được chọn thí điểm triển khai phân hệ đăng ký khai sinh. Ngày 01/6/2017, phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử chính thức được triển khai đồng bộ trong toàn tỉnh. Phần mềm được xây dựng trên nền Web, dữ liệu được quản lý tập trung, người dùng có thể truy cập, sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị (máy tính, laptop, điện thoại, máy tính bảng) qua mạng Internet.

Việc triển khai hệ thống thông tin hộ tịch điện tử đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực đối với cơ quan, công chức Ngành Tư pháp và người dân trên địa bàn. Qua phần mềm, giúp các cơ quan, công chức Tư pháp - Hộ tịch dễ dàng truy cập dữ liệu, quản lý, báo cáo, thống kê, theo dõi hộ tịch, tra cứu thông tin, xác minh, xử lý về nhân thân và tình trạng công dân, giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho công tác kiểm tra, cấp giấy, cấp bản sao trích lục hộ tịch. Những sai sót hay gặp phải trước đây như không chính xác tên tuổi, sai chính tả, thiếu nội dung theo biểu mẫu quy định… gây khó khăn cho công tác quản lý hộ tịch của UBND các cấp và ảnh hưởng đến quyền lợi của công dân được khắc phục khi sử dụng phần mềm.

Việc triển khai đưa vào sử dụng phần mềm còn đảm bảo thi hành một cách đồng bộ Luật Hộ tịch, giúp các cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch có thể theo dõi được toàn bộ quá trình quản lý, đăng ký thông tin khai sinh của các cơ quan trực tiếp thực hiện, đảm bảo không xảy ra trường hợp một công dân được đăng ký khai sinh tại nhiều nơi. Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm đã mang lại lợi ích rõ rệt đối với người dân, giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí khi thực hiện thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch. Người dân có thể thực hiện việc đăng ký trực tuyến theo các mức độ, giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại. Cùng với đó, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối, chia sẻ với cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác như: Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, bảo hiểm… thuận tiện cho việc tra cứu, theo dõi, sử dụng của các cấp, ngành và người dân. 

Việc ứng dụng đồng bộ công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch là bước tiến mới trong công tác hộ tịch và xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trên địa bàn tỉnh, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, đảm bảo sự thống nhất từ tỉnh đến cơ sở và có sự phân quyền, phân cấp hợp lý giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch theo đơn vị hành chính, theo cấp quản lý. Bảo đảm bí mật thông tin cá nhân, tiến tới đăng ký trực tuyến; bảo đảm kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu chuyên ngành có liên quan, góp phần từng bước hiện đại hóa công tác cải cách thủ tục hành chính, thực hiện có hiệu quả Đề án hiện đại hóa nền hành chính quốc gia đến năm 2030; đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân theo hướng nhanh gọn, chính xác và hiệu quả.

Sau 5 năm triển khai, toàn tỉnh Nghệ An đã tiến hành đăng ký hộ tịch cho 1.036.210 trường hợp, trong đó đăng ký khai sinh 489.265 trường hợp, đăng ký khai tử 89.150 trường hợp, đăng ký kết hôn 105.525 trường hợp, đăng ký các sự kiện hộ tịch khác 352.270 trường hợp.

Số hóa dữ liệu hộ tịch

Số hóa dữ liệu hộ tịch góp phần đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chỉ số hiệu quả quản trị hành chính công; chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu số theo hướng hình thành hệ thống thông tin hộ tịch với cấu trúc chuẩn tại tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh; hiện đại hoá công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch đồng bộ, bảo đảm việc kết nối để chia sẻ, cung cấp thông tin với cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân. 

Trên cơ sở các văn bản của Trung ương, của tỉnh, Sở Tư pháp đã chủ trì, triển khai thống nhất việc thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn toàn tỉnh. Năm 2021, Sở Tư pháp đã và đang triển khai số hóa dữ liệu khai sinh trên địa bàn toàn tỉnh. Dự kiến sẽ hoàn thành số hóa dữ liệu Sổ hộ tịch vào năm 2022.

Việc tổ chức số hóa Sổ hộ tịch sẽ góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ thủ công, tốn không gian, diện tích; bảo quản hồ sơ gặp nhiều khó khăn, dễ mối mọt, mặt khác, dữ liệu hộ tịch của mỗi cá nhân chưa có sự kết nối, chia sẻ giữa các cơ quan, các địa phương… khi các dữ liệu hộ tịch cũ được số hóa sẽ lưu trữ được toàn bộ vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, giải quyết được vấn đề thất lạc thông tin có thể xảy ra.

Đặc biệt, khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm Sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Điều này sẽ góp phần giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Mặt khác, tạo điều kiện cho công chức làm công tác hộ tịch đảm bảo tính chuyên nghiệp trong hoạt động nghiệp vụ.

Số hóa dữ liệu hộ tịch xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào cũng có thể thực hiện hoặc thực hiện việc đăng ký trực tuyến mức độ 3, mức độ 4. Nhờ đó, người dân có thể giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại, chờ đợi. Khi cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối, chia sẻ với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin đầu vào cơ bản của công dân mà có thể sử dụng những thông tin hộ tịch đã được cập nhật vào hệ thống dữ liệu giúp giảm đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực.

Hiện nay, tỉnh Nghệ An đang tập trung cao độ cho việc số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn, đảm bảo theo đúng kế hoạch của Bộ Tư pháp đã đề ra. Đây chính là động thái tích cực nhằm từng bước xây dựng và tạo lập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc và đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo yêu cầu của pháp luật về hộ tịch; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đăng ký, quản lý hộ tịch, góp phần tăng cường cải cách hành chính mang lại hiệu quả thiết thực, đảm bảo mọi quyền lợi cho công dân trong lĩnh vực này.

Với những kết quả đã đạt được, có thể khẳng định “ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch” là giải pháp đột phá cần được áp dụng rộng rãi để nâng cao chất lượng hiệu quả công tác đăng ký và quản lý hộ tịch của các địa phương, nhằm đảm bảo cho việc đăng ký và quản lý hộ tịch được thực hiện một cách khoa học, chính xác, kịp thời, quản lý dữ liệu tập trung thống nhất, dễ khai thác sử dụng; đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm phiền hà cho người dân và cán bộ công chức trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước./.

                                                                                 Thu Hiền