Tại Văn bản số 9822/UBND-TH ngày 04/8/2026, Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh Bùi Thanh An giao Sở Nội vụ chủ trì, đôn đốc, hướng dẫn các Sở, ban, ngành, đơn vị cấp tỉnh và UBND các xã, phường thực hiện nghiêm túc, đồng bộ các nhiệm vụ tại Công văn số 8125/BNV-CVT&TLNN ngày 28/7/2026 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trước diễn biến phức tạp của biến đổi khí hậu và tình hình thiên tai cực đoan năm 2026.

Nhằm chủ động phòng ngừa, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ trước diễn biến phức tạp của biến đổi khí hậu và tình hình thiên tai ngày càng bất thường, cực đoan, khó lường, tại Công văn số  8125/BNV-CVT&TLNN, Bộ Nội vụ đề nghị UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quán triệt sâu sắc các chủ trương, chỉ đạo của Đảng và Chính phủ tại Kết luận số 213-KL/TW và Chỉ thị số 23/CT-TTg; xác định công tác bảo vệ, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ thường xuyên, quan trọng. Phân công rõ trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện phân cấp, phân quyền rõ ràng, “rõ người, rõ việc, rõ thẩm quyền, rõ trách nhiệm và rõ kết quả” trong công tác phòng chống, ứng phó sự cố thiên tai tác động đến kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ. 

Đồng thời tăng cường tổ chức kiểm tra, đánh giá mức độ an toàn và khả năng chống chịu của hệ thống kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý; kịp thời sửa chữa, nâng cấp các điểm xung yếu, bảo đảm kho lưu trữ không bị dột, ngập lụt khi xảy ra mưa lũ lớn. 

Chủ động rà soát, đánh giá các kho lưu trữ đặt tại các vùng có nguy cơ cao về sạt lở đất, lũ quét, ngập sâu để có phương án bố trí, di dời tài liệu đến nơi an toàn. Ưu tiên bố trí kinh phí và nguồn lực để gia cố hệ thống cửa, mái, điện, hệ thống thoát nước; trang bị đầy đủ phương tiện, thiết bị phòng chống thiên tai, lụt bão, cứu hộ tài liệu lưu trữ tại chỗ. 

Rà soát, hoàn thiện kế hoạch phòng, chống thiên tai, phương án ứng phó với từng loại hình thiên tai theo các cấp độ rủi ro thiên tai, bảo đảm chi tiết, cụ thể, sát thực tế, nhất là ứng phó các kịch bản bão mạnh, sạt lở đất, mưa lũ lớn cực đoan, ngập lụt vượt lịch sử, không để bị động, bất ngờ khi xảy ra thiên tai. Phân loại, xác định hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị cần ưu tiên bảo vệ để lập phương án ưu tiên bảo vệ, di dời khẩn cấp khi có tình huống thiên tai phức tạp xảy ra. Quán triệt và tổ chức thực hiện hiệu quả phương châm “bốn tại chỗ” (chỉ huy tại chỗ; lực lượng tại chỗ; phương tiện, vật tư tại chỗ; hậu cần tại chỗ) đối với công tác bảo vệ tài liệu lưu trữ. 

Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trong công tác quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm thích ứng và giảm thiểu rủi ro do thiên tai. Đẩy mạnh số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để bảo đảm việc tổ chức sử dụng và khôi phục thông tin nhanh chóng khi tài liệu gốc bị sự cố bất khả kháng. 

Cùng với đó, đổi mới, đa dạng hóa công tác tuyên truyền, hướng dẫn nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động về tầm quan trọng của việc bảo vệ, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Thường xuyên tổ chức tập huấn, diễn tập các kỹ năng nhận biết tình huống nguy hiểm, kỹ năng chằng chống kho lưu trữ, di chuyển, sơ tán và xử lý tài liệu lưu trữ bị ướt, hư hỏng do thiên tai. 

 H.B (Tổng hợp)